Realizar las inscripciones del estado civil, así como supervisar y vigilar, bajo su estricta responsabilidad, que se practiquen las anotaciones marginales en los libros y formas correspondientes, autorizando cada asiento con su firma y sello oficial correspondiente.
Extender y autorizar las actas del Registro Civil relativas al nacimiento, reconocimiento de hijos, adopción, matrimonio, divorcio, inscripción de cambio de género y defunción, bajo una previa revisión acuciosa y estricta de los datos en ella contenidos.
Inscribir las ejecutorias que declaren la presunción de muerte, el divorcio, adopción, o la interdicción.
Autorizar, dentro de su jurisdicción, los actos del estado civil en que por disposición de la Ley deben intervenir.
Expedir certificaciones de las actas y constancias relativas al estado civil de las personas, verificar los tiempos de entrega, e instrumentar acciones de mejora continua al proceso.
Solicitar y obtener oportunamente de la Dirección de la Coordinación del Registro Civil las formas para inscribir los actos y hechos del estado civil de las personas, las formas para la expedición de las certificaciones.
Cuidar que las formas en que se asienten los actos y hechos del estado civil de las personas, no lleven raspaduras, enmendaduras o tachaduras, procediendo en su caso a la cancelación e inmediata reposición.
Verificar que se realicen las anotaciones de rectificación de las actas del estado civil de las personas en los libros correspondientes, debiendo informar al archivo central para que realice la anotación en el libro duplicado.
Verificar que los extranjeros que intervengan en cualquier acto del Registro Civil, comprueben su legal estancia en el país, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley General de Población, excepto cuando se trate de registros de nacimiento, en cuyo caso se deberán dar los avisos correspondientes al Instituto Nacional de Migración. En los casos de matrimonio y divorcio de éstos, deberá presentarse, además, el permiso correspondiente a la Secretaría de Gobernación, debiendo informar mediante oficio y anexando copia del acto registrado al Instituto Nacional de Migración de los actos del Estado Civil en que intervengan.
Tener bajo su custodia y responsabilidad los libros del registro, formatos y formas valoradas para expedir certificaciones y demás documentación necesaria para el desempeño de sus funciones.
Clasificar los actos registrales en atención al tipo de acto o hecho, y enviar dentro de los primeros cinco días del mes a la Dirección General del Registro Civil, a través de la Dirección de la Coordinación del Registro Civil, las copias de las actas para el Archivo Central y para las Dependencias federales y estatales y dentro de los dos primeros días hábiles del mes, el informe de la actividad registral correspondiente al mes inmediato anterior.
Autorizar con su firma, previa verificación que se han pagado los derechos correspondientes, la expedición de certificaciones en las que consten los actos inscritos en los libros del registro, así como de los documentos relacionados con ellos.
Contestar oportunamente las demandas interpuestas en su contra y seguir los juicios respectivos haciéndolos del conocimiento de la Dirección.
Apoyar en las campañas, a fin de regularizar el estado civil de los habitantes de su jurisdicción, previo aviso y autorización correspondiente de la Dirección.
Integrar y conservar los apéndices de los libros, así como elaborar el índice de los documentos que lo integran.
Anotar la leyenda “testada” o “cancelada” en las actas, cuando no hayan sido suficientemente requisitadas o cuando los interesados se hayan negado a continuar el acto; en este caso, el Oficial anotará la razón por la cual no continuó y glosará los ejemplares en el volumen correspondiente, reportando inmediatamente el hecho a la Dirección General del Registro Civil.
Denunciar la pérdida o destrucción de un acta o libro del Registro ante el Ministerio Público y remitir copia de la denuncia a la Dirección General del Registro Civil
Asesorar a los interesados en la elaboración del convenio relativo a las capitulaciones matrimoniales.
Realizar la Actualización del sistema SENTRE de manera periódica (cada 3 meses) apegándose a las indicaciones de la Contraloría Municipal o Secretaría General.
Gestionar y turnar para su encuadernación las actas del estado civil, después de ser revisadas por la Dirección General del Registro Civil y de haber comprobado que éstas cumplen con todos los requisitos que señala el Código Civil.
Designar al personal que deberá cubrir las guardias en los días inhábiles o festivos para inscribir las actas de defunción y atender los asuntos de extrema urgencia.
Rendir a las autoridades federales y estatales los informes, estadísticas y los avisos que prevén las Leyes.
Fijar en lugar visible de las Oficialías la tarifa de los derechos que causen la inscripción de los actos y hechos del estado civil, así como la expedición de las certificaciones en que consten éstos.
Proponer las medidas que permitan superar y actualizar a la Institución del Registro.
Dar aviso oportuno a la Secretaría de Gobernación y a la Secretaría de Gobierno del Estado a través de la Dirección General del Registro Civil, mediante copia de todos los actos del estado civil en que intervengan extranjeros.
Expedir órdenes de inhumación o cremación en su caso.
Conceder licencia para el traslado de cadáveres o restos de un lugar a otro, previo el pago de los derechos respectivo y que se hayan cumplido los requisitos sanitarios, expidiendo para el efecto el permiso respectivo.
Levantar oportunamente el acta de defunción de los fallecimientos reportados por el Ministerio Público o mediante los avisos recibidos por los Delegados, Subdelegados o los Comisarios Municipales donde no existan oficinas del Registro Civil.
Realizar en las actas del Registro Civil las anotaciones que procedan, así como las correcciones que se ordenen por autoridades competentes, comunicándolas a la Dirección General del Registro Civil.
Expedir a los interesados que acudan a levantar un acta, una copia del registro efectuado.
Orientar e instruir al público usuario sobre la trascendencia, consecuencias, requisitos y trámites para la inscripción de actas del Registro Civil, así como para la expedición de las constancias certificadas de los datos asentados en los libros.
Abstenerse de celebrar un acto del estado civil conociendo la existencia de algún impedimento.
Avisar a la Oficialía correspondiente y a la Dirección General del Registro Civil, del acto o hecho asentado en su oficina y que se relacione con el que obre en aquella.
Supervisar el trabajo que desempeña el personal a su cargo, así como su asistencia a los cursos de capacitación que organice la Dirección General del Registro Civil.
Proporcionar información referente a procedimientos administrativos que se realicen en la Oficialía (divorcio administrativo, aclaración de acta y registro extemporáneo).
Proporcionar a la Dirección General del Registro Civil, las inscripciones en original y copia, así como los apéndices respectivos, para que ésta pueda efectuar la supervisión estricta de los mismos.
Apoyar la realización de los programas gratuitos que determine el Ejecutivo del Estado, en beneficio de la comunidad.
Autorizar la inhumación de los fallecimientos registrados, girando la correspondiente orden al encargado del panteón donde deban enterrarse o cremarse.
Verificar la documentación enviada a otros Oficiales, y distribuir cargas de trabajo al personal adscrito.
Efectuar las Ceremonias en el Registro Civil, así como las solicitadas a domicilio particular por mexicanos o extranjeros.
Elaborar y enviar un informe mensual de actividades a la Dirección General del Registro Civil, incluyendo un informe diario de los registros de actas de nacimiento, matrimonio, defunciones, etc., así como el envío de documentación registral.
Supervisar y enviar las estadísticas del INEGI.
Asistir a reuniones de trabajo que lleve a cabo la Dirección de la Coordinación del Registro Civil y a cursos de capacitación que le permitan mejorar el desempeño de su puesto
Realizar juntas con el personal para supervisar su trabajo.
Elaborar las solicitudes de material de trabajo que requiere para la operatividad.
Digitalizar todos los actos registrales celebrados, durante los primeros 3 días de cada mes, para asegurar la actualización del sistema SID y entregar por oficio el informe correspondiente a la Dirección de la Coordinación del Registro Civil.
Asignar al personal necesario para realizar la digitalización.
Entregar a la Dirección de la Coordinación del Registro Civil la bitácora de los trámites registrales elaborados sobre su estancia en una Oficialía, así como la agenda de bodas original, consignando los datos personales de los interesados, para poder contactarlos en caso necesario.
Verificar el programa de vacaciones de su personal, con la finalidad de que no afecte el buen funcionamiento de la Oficialía a su cargo, manteniendo siempre el personal suficiente y necesario.
Mantener constantemente actualizado el listado de requisitos de todos los trámites registrales, con base en nuevas disposiciones y normatividad.
Firmar de responsable por la clave de administrador que se le asigna para el uso del sistema SID.
Utilizar el acceso al sistema SID, siendo responsable de todo registro, movimiento, modificación, trámite o información que aparezca bajo la clave que se le asigno y que solo el Oficial conocerá.
Es responsable por las formas valoradas que asigne a la Oficialía a su cargo, debiendo firmar de recibido en la bitácora de la Dirección, observando que no esté alterado al momento de su firma.
Tener en orden el archivo de la Oficialía.
Es responsabilidad del Oficial el uso que se le haga al sello de la Oficialía a su cargo.
Tener la base de datos del sistema SID de su Oficialía completa y actualizada, comprobando que todas las actas existentes estén capturadas correctamente en el sistema.
Cerciorarse que todo el personal a su cargo conozca cada proceso y los pasos para realizarlos, en cualquiera de las diversas áreas con las que cuenta la Oficialía.
Capacitar o solicitar la capacitación para todo el personal a su cargo a fin de que estos puedan desenvolverse en cualquiera de las diversas áreas sin problema.
Utilizar de manera responsable las claves de los sistemas, SENTRE, OPERGOB, SIDEA y SID.
Supervisar la elaboración del formato de Disposición Documental de la oficialía a su cargo apegándose a las indicaciones de la Dirección de Archivo Municipal.
Dar contestación de manera correcta a la solicitud de información SIPOT, MIR que le corresponda de la oficialía a su cargo.
Portar el uniforme y gafete oficiales en horarios laborales.
Las demás inherentes al puesto o las que en su caso asigne el superior jerárquico.
