Direccionar correspondencia y/ expedientes recibidos, así como de solicitudes de información, proporcionando a la Dirección punto de vista facilitando el seguimiento de respuesta con la contribución del área de la Dirección de Patrimonio Municipal.
Generar archivo digital después de ser foliados los archivos de la facultad del puesto en medición. Cumpliendo lo dispuesto en los Lineamientos y reglamento del Archivo Municipal sin excluir la protección de datos Personales.
Elaboración de oficios requeridos por la función inherente de la Dirección, y por su instrucción, dando seguimiento a la correspondencia recibida y enviada a diferentes Dependencias y/o Unidades Administrativas Municipales, así como a oficinas públicas y /o privadas, mediante el Sistema de Control de Documentos.
Salvaguardar y depurar expedientes y/o archivos bajo su custodia dando de baja conforme lo establecido en los lineamientos y reglamento del Archivo Municipal sin excluir la protección de datos.
Control de agenda de las citas previas bajo autorización de la dirección.
Actualización del Directorio telefónico, así como de los nombres directivos del Municipio de Benito Juárez, Cancún Quintana Roo
Controlar y coordinar números de oficios enviados mediante bitácora de la Dirección.
Archivar documentos y mantener el área de trabajo limpio y ordenado en todo momento, manteniéndose enfocado a realizar labores respectivas y monótonas.
Generar un trato amable y cordial ante las personas internas y externas del área de trabajo, así como la atención en ventanilla a la ciudadanía.
Controlar y coordinar sellos Oficiales de la Dirección.
Realizar, atender y transferir llamadas telefónicas, en función a la Dirección.
Control y administración de correspondencia y/o expedientes recibidos, capturando información en el Sistema de “Control Documentos”, asignando número de oficio para control interno.
Coadyuvar con la Jefatura del Departamento Administrativo salvo el conducto del Auxiliar Administrativo para entregar reporte de los expedientes generados por el área y reportar Foliados, escaneados y archivados de forma física y digitalmente la información generada y actualizada de los anexos 38T, 38C, 38H y 38B del Sistema SENTRE, en la Entrega-Recepción, para ser entregados al Enlace y al Superior Jerárquico.
Coadyuvar con el Enlace el control de documentación generada dentro de las actividades de la Jefatura de Departamento de Jurídico, realizando la depuración, concentración y baja definitiva de acuerdo al Proceso y Lineamientos de la Dirección de Archivo Municipal, en el tema de Catalogo de Disposición Documental.
Gestión de agenda, bitácora de Oficios enviados, así como el manejo de información confidencial de la Dirección, con base a transparencia cuidando la política de protección de datos personales.
Contribuir con la aplicación e implementación de la capacitación obtenida impartida por las diferentes áreas del Municipio, a fin de renovar funciones del perfil del puesto coadyuvando a la Dirección.
Ejercer las atribuciones que le delegue la Dirección de Patrimonio Municipal y las demás funciones que se le encomienden, de acuerdo con el reglamento interno de la Dirección.
Asistir a los cursos de Capacitación que permitan optimizar las Funciones de la Jefatura del Departamento.
Coadyuvar de manera proactiva, veraz y con eficiencia la entrega- recepción de las funciones administrativas y físicas del puesto, al realizarse sustitución del puesto en mención.
Las demás inherentes a mi puesto o las que en su caso asigne mi superior jerárquico.
